Zarządzenie Nr 3/2012 Wójta Gminy Skąpe z dnia 4 stycznia 2012 r. w sprawie organizacji kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Skąpe

 

 

§ 1. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań urzędu w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędni i terminowy.

 

§ 2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie:

a) Zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi

b) Skuteczności i efektywności działania

c) Wiarygodności sprawozdań

d) Ochrony zasobów

e) Przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania

f) Efektywności i skuteczności przepływu informacji

g) Zarządzania ryzykiem

 

§ 3. Kontrola zarządcza obejmuje następujące obszary:

1) Środowisko wewnętrzne – które jest fundamentem dla pozostałych elementów kontroli, i obejmuje: uczciwość i inne wartości etyczne, kompetencje zawodowe (poziom wiedzy, umiejętności, doświadczenie) kierownictwa i pracowników, zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych oraz sposób powierzania uprawnień na stanowiskach pracowniczych.

2) Zarządzanie ryzykiem – ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów przez Urząd Gminy poprzez:

a. określenie celów i monitorowanie realizacji zadań

b. identyfikację ryzyka

c. analizę ryzyka

d. reakcję na ryzyko i działania zaradcze

3) Mechanizmy kontroli – stanowiące odpowiedź na konkretne ryzyko, które jednostka zamierza ograniczyć, poprzez: dokumentowanie, w tym systemu kontroli, rejestrowanie i zatwierdzanie operacji gospodarczych, podział kluczowych obowiązków, weryfikowanie operacji gospodarczych przed i po realizacji oraz przez inwentaryzację, nadzór w ramach hierarchii służbowej, rejestrowanie odstępstw od procedur, instrukcji lub wytycznych, utrzymywanie ciągłości działalności, selektywny i kontrolowany dostęp osób do zasobów (ochrona zasobów) finansowych, materialnych i informacyjnych, a także poprzez mechanizmy kontroli systemów informatycznych i oprogramowania systemowego, kontrola tworzenia i zmian aplikacji oraz kontrola dostępu do poszczególnych aplikacji, podział obowiązków umożliwiający wykrywanie i korygowanie błędów, zapewnienie ciągłości działania systemu informatycznego.

4) Informacja i komunikacja – zapewnienie pracownikom urzędu dostępu do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków, a także zapewnienie efektywnego systemu komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej (właściwy przepływ informacji i zrozumienie ich przez odbiorców).

5) Monitorowanie i ocena systemu kontroli – bieżąca ocena skuteczności systemu kontroli i jego poszczególnych elementów, bieżące rozwiązywanie pojawiających się problemów przez wszystkich pracowników zgodnie z ich kompetencjami, w tym również poprzez samoocenę kontroli zarządczej

 

§ 4. Kontrola zarządcza powinna być:

1. Adekwatna – zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach pranych, dokładnie odpowiadająca założonym celom kontroli zarządczej. Zasady kontroli powinny zabezpieczyć Urząd Gminy przed danym ryzykiem.

2. Skuteczna – postępowanie kontrolne powinno kończyć się wydaniem zaleceń bądź wniosków pokontrolnych tj. poleceń podjęcia czynności zmierzających do usunięcia nieprawidłowości, niezgodności z normami prawnymi, zarządzeniami, regulaminami, instrukcjami.

3. Efektywna – powodująca osiągnięcie przez Urząd Gminy założonych celów, ograniczająca ryzyko w pożądanym stopniu przy wykorzystaniu najmniejszych możliwych nakładów.

 

§ 5. Kontrola zarządcza obejmuje również:

1. Samokontrolę – kontrolę do której zobowiązany jest każdy pracownik, bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. Polega ona na bieżącym kontrolowaniu prawidłowości wykonywania własnej pracy z uwzględnieniem postanowień zawartych w Regulaminie organizacyjnym, zarządzeniach, wymagań wynikających z zakresu przydzielonych obowiązków i odpowiedzialności.

2. Kontrolę funkcjonalną

 

§ 6. 1. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy urzędu Gminy bez względu na zajmowanie stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.

2. Samokontrola polega na prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności służbowych z uwzględnieniem przepisów dotyczących kontroli zarządczej. Samokontrola jest realizowana w ramach powierzonych obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania zadań.

3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli jest zobowiązany do:

a) niezwłocznego poinformowania przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach,

b) podjęcia niezbędnych działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości.

 

§ 7. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na wszystkich stanowiskach w urzędzie Gminy Skąpe w zakresie zadań wskazanych w zakresach czynności służbowych.

 

§ 8. 1. Istotą wspólną czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie stanu faktycznego i porównanie go z obowiązującą dla niego normą oraz ustalenie odchyleń od tej normy.

2. W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać się według kryteriów:

a) poprawności organizacyjnej komórki lub stanowiska pracy z punktu widzenia realizowanych celów (kompetencje, sprawność, prawidłowość i efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania, a także doboru środków w celu wykonania założonych zadań),

b) legalność, czyli zgodność z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi,

c) gospodarności tj. ocenie kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych i finansowych z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości podejmowanych decyzji, a następnie ich realizacji: gospodarowanie aktywami jednostki, które umożliwiają uzyskanie przy najniższych nakładach (w danych warunkach) optymalnych efektów,

d) celowości, zapewniającej eliminacje działań niekorzystnych i zbędnych z punktu widzenia interesów jednostki. Realizacja poprzez sprawdzeniem czy środki finansowe zastały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w planie finansowym.

e) rzetelności tj. zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym.

 

§ 9. 1. Przeprowadzone czynności kontrolne należy udokumentować w postaci protokołu.

2.Protokół z kontroli powinien być przeprowadzony w ciągu 7 dni od dnia zakończenia kontroli.

3. Jeżeli w wyniku kontroli zostały stwierdzone uchybienia w działalności kontrolowanej jednostki, należy sporządzić zalecenia.

4. W przypadku sformułowania w protokole uwag, wniosków bądź zaleceń pokontrolnych, oprócz osoby kontrolującej i kierownika jednostki kontrolowanej przedkłada się do podpisu wójtowi lub osobie przez niego upoważnionej. Protokół traktowany jest w tym przypadku jako wystąpienie pokontrolne.

5. Kopie protokołu wydaje się wszystkim zainteresowanym wymienionym w protokole. Fakt odbioru powinni oni potwierdzić poprzez złożenie podpisu.

6. Kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu, składając pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy, zawierające zgłoszone zastrzeżenia co do treści protokołu i sformułowania w nim zaleceń bądź wniosków pokontrolnych.

7. Odmowa podpisania protokołu przez kierownika jednostki kontrolowanej nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez osoby kontrolujące i nie wstrzymuje toku dalszych czynności kontrolnych. Informację o odmowie podpisania i jej przyczynach zamieszcza się w protokole.

8. Kierownik kontrolowanej jednostki zobowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni wykonać zalecenia pokontrolne, jak również pisemnie powiadomić wójta o podjętych działaniach. W informacji winien odnieść się także do sformułowania uwag i wniosków pokontrolnych mających usprawnić funkcjonowanie jednostki (komórki organizacyjnej).

 

§ 10. Kontrola finansowa, jako część kontroli zarządczej obejmuje:

1. Zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków

2. Badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, dokonywanie wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych.

3. Prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli o których mowa w pkt 1.

 

§ 11. 1. Merytoryczne kwestie z zakresu gospodarki finansowej w formie procedur są uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi.

2.Procedury kontroli zawarte w § 12 ust. 1 stanowią podstawę badania w trakcie trwania czynności kontrolnych, zgodności stanu faktycznego operacji finansowych z zawartymi w nich oznaczeniami.

3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości dotyczących procedur gospodarki finansowej pracownik jest zobowiązany do podjęcia działań, o których mowa w § 6 ust. 3

4. Kontroli finansowej podlegają wszystkie komórki organizacyjne urzędu Gminy w Skąpem.

 

§ 12. Podstawowe kryteria do kontroli finansowej ustala się na podstawie:

1. Analizy sprawozdań okresowych

2. Analizy wniosków i zaleceń pokontrolnych

3. Otrzymania dotacji o różnym charakterze (kontrola prawidłowości wykorzystania otrzymania dotacji)

4. Innych informacji zarządzonych z otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego

 

§ 13. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków kierownika jednostki.

 

§ 14. Wszyscy pracownicy urzędu Gminy winni zapoznać się z treścią zasad kontroli zarządczej i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień.